これからサイトを構築しようと考えている企業は多いでしょう。
サイトを構築する上で、どのようなコンテンツが必要になるのか把握できていない企業も多いはずです。
そこで本記事では、多くのサイトで必要とされるプライバシーポリシーについて解説しました。
それだけでなく、プライバシーを作成する際のポイントについても解説しています。
プライバシーポリシーとは
プライバシーポリシーとは、個人情報保護の方針を明確にしたもので、主に企業のホームページなどWEB上で利用されることが多いです。
特にホームページやECサイトで個人情報を取り扱っている場合は、どのように個人情報を管理しているのか明確にしなければいけません。
法律上では明確にプライバシーポリシーを用意しなければいけないという決まりはありませんが、サイトを利用する顧客のことを考慮すると、プライバシーポリシーは用意しておくべきだと言えるでしょう。
プライバシーポリシーを用意する理由
それでは、なぜ企業がプライバシーポリシーを用意しているのか理由を解説していきます。
これから紹介する理由を把握して、プライバシーポリシーは必ず設置するようにしましょう。
ユーザーに安心感を与える
個人情報の取り扱いが明確にされていないサイトに、自分の個人情報を提供したいと考える人はいません。
例えば通販サイトであれば、住所やクレジット情報などをサイト運営側に提供しなければいけないので、しっかりと個人情報を取り扱っているとアピールしなければ印象が悪く商品が売れない可能性も十分に考えられます。
ユーザーに安心感を与えるためにも、プライバシーポリシーは設置しておいた方が良いと判断できるでしょう、
個人情報保護法に準拠する
個人情報保護法の中には、ユーザーから申し込みがあった場合に「保有個人データ」を提示しなければいけないというルールがあります。
もし、ユーザーが「個人保有データ」の提示を求めたいとなった時に、どのような手順で申請すれば分からない場合、電話対応など無駄な対応が必要になるかもしれません。
そのため、多くの企業はプライバシーポリシーの中に「保有個人データ」を開示する流れを記載しています。
プライバシーポリシーに記載しておくことで無駄なお問合せや対応を一気に減らすことができるので、プライバシーポリシーは設置しておく価値があると言えるでしょう。
Ｐマークを習得できる
プライバシーポリシーを設置することで、日本情報経済社会推進協会の「Ｐマーク」を習得できる可能性が高くなります。
Ｐマークとはプライバシーマークの略で、個人情報を一定の基準で適切に取り扱っている事業者にのみ提供させるのが特徴です。
Ｐマークを習得することで、適切に個人情報を取り扱っているサイトと判断されて、ユーザーからの信頼度を上げることができます。
WEB上で詐欺被害に遭う人も少なくなくサイトに個人情報を登録することに対して不安を抱く人も多いので、信頼性を上げるためにもプライバシーポリシーを設置して、Ｐマークを習得しておくのも選択肢の１つです。
プライバシーポリシーを設置する前にやるべきこと
今までの記事を読んで、プライバシーポリシーを設置した方が良いと考えている人も多いでしょう。
しかしながら、プライバシーポリシーの文面をサイトに設置したところで、しっかりと個人情報を管理できている体制が整っていなければ意味がありません。
そこで、プライバシーポリシーを設置する前にやるべきことを解説していきます。
個人情報の管理
まずは、自社内で取り扱っている個人情報の管理を行いましょう。
顧客に安心を与えるためにWEBサイトにプライバシーポリシーを設置している企業も多いですが、実際にしっかりと個人情報を管理している企業は決して多くありません。
もし個人情報などが流出してしまうと、プライバシーポリシーを設置していたとしても大きな問題に発展する可能性が極めて高いです。
プライバシーポリシーを設置することも重要ですが、そもそも社内でしっかりと個人情報を管理できる状態にしておきましょう。
記載内容を明確にする
プライバシーポリシーは多くの種類のテンプレートがネット上に掲載されていますが、それらを完全にコピペして利用することはやめましょう。
記載しなければいけない内容は企業が取り扱っているサービス・商品によって異なります。
コピペしたプライバシーポリシーでは不十分の可能性もあるので、自社がどのような内容をプライバシーポリシーに掲載しなければいけないのか把握することが大切です。
個人情報の利用用途を明確にする
個人情報の取り扱いが上手くできず、お客様に迷惑を掛ける事態に発展することは決して少なくありません。実際に、セキュリティを強化している大企業がサイバー攻撃を受けて、個人情報が流出するというケースは非常に多いです。
しっかりと個人情報の利用用途を明確にすることで、必要最低限しか個人情報を扱わないようになります。個人情報を安易に扱わなくなれば、流出などのリスクを抑えることが可能です。
また、利用用途を明確にしてプライバシーポリシーに記載しておけば、ユーザーに安心感を与えることができます。
競合他社のサイトを確認する
プライバシーポリシーに記載する内容が分からないと悩んでいる企業が多いはずです。
- 本当にネットに掲載されている雛形の内容で十分なのか？
- 自社のサイトに何を記載しなければいけないのか？
上記のような疑問を、初めてサイトを作る方が網羅することは難しいはずです。
もしプライバシーポリシーに何を記載しなければいけないのか分からない場合は、競合他社のサイトを参考にしましょう。
例えば飲食店の通販サイトを運営しているのであれば、競合の飲食店の通販サイトと同じようにプライバシーポリシーを作成すれば問題ないです。
特に大企業はコンプライアンスにも力を入れているので、自社と同じ業態の競合サイトのプライバシーポリシーを確認することをおすすめします。
プライバシーポリシーに記載するべき内容
今までの記事では、プライバシーポリシーはネットの雛形ではなく自社で独自で作成するべきだと解説しました。
しかしながら、プライバシーポリシーの全てを独自で作成する必要はありません。
そこで、どのような企業でも最低限は記載しておくべきプライバシーポリシーの内容を解説していきます。
個人情報の利用目的
ユーザーの多くが不安を抱く個人情報の利用目的は、プライバシーポリシーに必ず記載しておきましょう。
また、個人情報保護法では企業が個人情報を取り扱う際に、利用目的を本人に伝えなければいけません。
いちいち個人に利用目的を伝えるのは面倒ですが、プライバシーポリシーに記載しておくことで問題を解決できます。
個人情報を取り扱うのであれば、プライバシーポリシーは確実に記載しておきましょう。
第三者提供の主
個人情報を第三者に提供する場合は、法律でユーザーから同意を得なければいけません。
しかしながら、第三者に情報を提供するたびにユーザーの同意を得るのは手間がかかるのでおすすめしません。
プライバシーポリシーに第三者提供の内容を記載しておけば、ユーザーの許可を得ることなく第三者へ情報を提供することが可能です。
もし第三者へ情報を提供する可能性があるのであれば、事前にプライバシーポリシーに記載しておきましょう。
個人情報のお問い合わせ先
個人情報についてユーザーが疑問を持った際に、お問い合わせできる状態にしましょう。
例えば、個人情報の利用を停止して欲しいとユーザーが感じているにもかかわらず、お問い合わせ先が提示されていなければクレームなどのトラブルに発展する可能性があります。
トラブルを未然に防ぐためにも、お問い合わせ先は必ず設置しておきましょう。
プライバシーポリシーを設置する際のポイント
最後に、プライバシーポリシーを設置する際に意識しておくべきポイントを解説していきます。
分かりやすい場所に設置する
プライバシーポリシーを設置する場合は、ユーザーに分かりやすい場所に設置しましょう。
お問い合わせが来ることを面倒に感じて分かりにくい場所にプライバシーポリシーを設置しているサイトもありますが、トラブルに発展するのでおすすめしません。
サイトを見てすぐに分かる場所にプライバシーポリシーを設置しておけば、ユーザーは迷うことなくお問い合わせができます。
内容が分かりやすいように記載する
プライバシーポリシーを記載していても、ユーザーが理解できなければ意味がありません。
専門用語が多く、ITの知識を持っていない人が読んでも内容が分からないというプライバシーポリシーは非常に多いです。
ユーザーが内容を理解できない場合は、お問い合わせが増えるなどの工数が発生する可能性も考えられます。
プライバシーポリシーは、できるだけ誰でも分かるように、シンプルに記載することが大切です。
内容を改善していく
プライバシーポリシーの内容でお問い合わせを受ければ、記載内容を改善していきましょう。
記載内容を改善していくことで、ユーザーがお問い合わせをする前にプライバシーポリシーで疑問を解決することができるようになります。
無駄なお問い合わせを減らすためにも、ユーザーが分かりやすいようにプライバシーポリシーは定期的に改善することが大切です。
まとめ
本記事では、プライバシーポリシーについて解説しました。
プライバシーポリシーはユーザーに安心感を与えるために、絶対に用意しておくべきコンテンツになります。
ネット上に掲載されているテンプレートをコピペするだけだと不十分な可能性もあるので、自社がどのような内容を記載しなければいけないのか明確にしましょう。
