企業にとって情報というはとても大事なものです。
情報を集めることで今後の事業の展開や新商品の開発に向けて動くこともできれば、情報を守ることで企業の利益を守ることにもなるからです。
そのため、情報管理は企業にとっても重要な業務ですが、ときに個人情報が流出するという事件が発生することもあります。
もし、企業の個人情報が漏洩するなら大きな損害につながることもあります。
個人情報が流失する原因と、どのような対策を行うことができるのか內容を紹介しましょう。
企業の個人情報が漏洩してしまう原因とは？
企業の個人情報が漏洩してしまううと大きな損失につながることがあるので、しっかり対策を行う必要がありますが、どのような原因があるのか知っておきたい人もいるでしょう。
企業の個人情報漏洩してしまうのは以下のような原因があります。
紛失や置き忘れ
情報漏洩してしまう原因の1つとして紛失や置き忘れがあります。
企業は今やデスクトップのPCだけでなく、ノートパソコンやタブレットなどの小型電子機器を用いて従業員に作業させることも増えています。
これら小型機器は持ち運びすることができるため、社內だけでなく自宅などに持ち帰って殘っている仕事を行うことも可能です。
特に今はリモートワークも進んでいるため、オフィスだけでなく、ホテルやカフェ、コワーキングスペースなどを利用して仕事を行うことも増えています。
そのため、以前よりも場所にこだわらず仕事遠する機会も増えたはずですが、その分置き忘れや紛失などのリスクも高まっており、それが原因で情報漏洩してしまうこともあるようです。
特に、カフェなどでタブレットなどを置き忘れること、また電車など移動しているときに紛失してしまうなどは多いようです。
その置き忘れの際に企業のデータなどが盜み見られて情報漏洩となってしまい、流出してしまうことがあります。
従業員の誤作動をにより露呈してしまう
ITシステムやメールの誤送信などで、企業の個人情報が漏洩してしまうこともあります。
誤作動にもいろいろありますが、よくあるケースは送信先や送信設定を誤り、個人情報や顧客情報を流してしまうことです。
例えば、社內の顧客リストからターゲットとなる顧客を抽出してリストにしたものを、プロジェクトのメンバー共有することがあるでしょう。
ただ、プロジェクトメンバーの名前が似ている人に誤ってメールを送信してしまうと、社內の機密情報を別の人も知ることになり、漏洩することになります。
また、添付ファイルを誤って相手に送信してしまい、社內の情報が漏洩することもあります。
その他にも、複數の取引先へメール送信するときに設定ミスによって宛先のメールアドレスが共有されてしまい、取引先の企業が露見してしまうこともあるようです。
人間であればミスを起こしてしまうことがありますが、誤作動によって情報漏洩してしまうことで、ライバル企業に取引を妨害されることもあり、大きな損失を被ってしまうことがあります。
ウイルスの感染や不正アクセスによる情報漏洩
社內で利用しているパソコンなどの電子機器が、ウイルス感染や不正アクセスを受けることで情報漏洩してしまうことがあります。
ウイルスに感染してしまうと、勝手に機密情報が公開されてしまうことがあり、知らない內に他の企業やユーザーに內容が知られてしまうことがあります。
特に有名なウイルスはマルウェアと言われるものです。
これは、デバイス操作の不具合や情報漏洩を引き起こす悪質なソフトウェアの総稱であり、感染するとパソコンが急にフリーズしたり動作が重くなってしまったりして、作業に支障をもたらします。
また、不正アクセスはアクセス権限を持たないユーザーがコンピューターに不正侵入してシステムを乗っ取る行為です。
ハッキングなどでシステムを乗っ取られると、情報を全て盜み取られるだけでなく、パソコンも操作できなくなってしまいます。
ハッキングは外部からのサイバー攻撃になりますが、ウイルスの感染や不正アクセスは、スパムメールや悪質なウェブサイトへ閲覧することが原因で感染してしまうことがあります。
企業の機密情報には顧客の個人情報やネットバンクなどの銀行情報、またIPアドレスなど多くのいろいろな重要なものが保管されていることでしょう。
それらの情報が漏洩するなら、大きな損害賠償発生してしまうことになるため、よく注意しておく必要があります。
企業が情報漏洩の対策で行えることとは？
企業はコンピューターを使用して仕事をするため、情報漏洩の対策を行っておくことが大事です。
もし、情報漏洩してしまうと賠償金だけでなく社会的な信用も失墜してしまうことになるため、十分な対策を行うことは重要です。
情報漏洩しないために、どのような対策を行うことができるのか紹介しましょう。
セキュリティソフトの導入や更新を定期的に行う
企業で利用している、パソコンやモバイルデバイスのセキュリティソフトの導入を、しっかり考えることが大事です。
セキュリティソフトを活用するなら、社內のネットワークの不正接続を検知したりアップロードされたファイルのログを管理したりすることができるため、安全性を向上させることができます。
セキュリティソフトにもいろいろな種類があるため、自社に合ったものを選ぶ必要がありますが、導入するだけでなく定期的に更新することを心がけてください。
セキュリティソフトは導入された後も定期的に更新して強化されています。
ただ、アップデートして最新版にしておくには利用者が確認して行う必要があります。
自動的にアップデートはされないことが多いので、定期的にセキュリティを確認して最新の狀態を保つことが大事です。
また、セキュリティソフトのだけでなく、OSやアプリケーションの更新も怠らないようにすべきです。使用している機器もしっかり確認して、常に最新の狀態にしておきましょう。
明確なセキュリティ・ポリシーを作成する
組織の情報管理を行うときに大事になるのは、情報セキュリティ・ポリシーを策定することです。
情報セキュリティ・ポリシーは経営資源である情報の保守や管理をするための規定であり、社內でマニュアル化しておくことです。
従業員が電子機器を使用するときに個々の判斷で使用するなら、誰かが誤作動を起こして、情報漏洩してしまうことがあります。
従業員の數が多いほど情報漏洩してしまう可能性が高くなるため、全員にポリシーを意識させておくことが大事です。
セキュリティ・ポリシーは企業の基本方針と対策基準を念頭に置いておき、どのような確認をして、どんなリスクがあるのか知らせておくのがおすすめです。
特にタブレットなどを持ち帰って自宅で仕事やリモートワークなどをする頻度が多い会社の場合は、外部へ情報が漏れるリスクも高くなります。
そのため、タブレットや仕事やプロジェクトを外部からアクセスするときに明確な規定を設けて、リスク軽減させることが大事です。
セキュリティに関して、どのような場面があるのか考えて指針を打ち出すようにしましょう。
メールの誤作動を起こさないようにシステム導入を考える
企業であれば社外の人や取引先と連絡を取る際に、メールを使用することもあるでしょう。
ただ、従業員のメールによる誤作動は多く、対策をしていないと誤送信をして情報を漏洩してしまうことがあります。
従業員に情報管理や注意喚起を行っても誤作動を起こしてしまうことはあるため、人為的なミスを防ぐために防止システムの導入を検討するのは良い方法です。
システムの中には例えば、宛先チェックの義務化を行えるものがあり、従業員は送信する前に必ず誰に行うのか確認することができます。
また、権限設定をしておくことで、限定された従業員のみがメールに対して返信することができるようになるため、不特定多數によるめ誤送信を防ぐことが可能です。
メールの誤送信による情報漏洩は多いため、トラブルを防ぐためにもシステムの導入による情報管理の意識を行うようにしましょう。
クラウドストレージを利用して作業を行えるようにする
情報管理の最適化を図るために、クラウドストレージの使用を検討してみることができます。
企業によっては作業を効率化するため、DXの促進やテレワークの増加などを検討しているところもあるでしょう。
ただ、外部からアクセスして作業するようになれば、それだけセキュリティをしっかり考えておかないと、情報漏洩してしまうリスクが高くなります。
セキュリティ強化のために行えることはいろいろありますが、その中の1つとしてクラウドストレージの利用があります。
クラウドストレージを使用すれば、セキュアな環境で情報管理を行うことができ、個人情報をタブレットなどの機器に入れて持ち運ぶ必要もなく、メールの情報共有も行う必要がありません。
外部からでもIDやパスワードを知っている限定された従業員のみ利用することができ、アクセス権限やユーザー認証、ログの監視などの権限を活用すれば情報漏洩のリスクを軽減できます。
ただ、外部から接続するときは必ず最後にログアウトすることやセキュリティ対策されているネットワークを使用しているかなど、ある程度の規定は考える必要があります。
テレワークを検討している企業はクラウドストレージの活用を考えてみるようにしましょう。
個人情報漏洩や紛失事故の事例
企業の個人情報が漏洩してしまうなら、大きな損害を生むことになりますが、実際にどのような事例があったのか知っておきたい人もいるでしょう。
どのような事例が多いのか內容を紹介しましょう。
外部からの不正アクセスにより個人情報が流出
外部からの不正アクセスによって、個人情報が流出してしまい大きな被害受けた企業はたくさんあります。
例えば、ネットマーケティングは婚活マッチングアプリである「Omiai」を管理するサーバーが不正アクセスを受けてしまい会員情報の一部が流出してしまったようです。
また、全日本空輸も國際航空情報通信機構のシステムに対して不正アクセスがあり、マイレージ情報が流出、ライトオンも公式オンラインショップから外部アクセスで顧客情報が流出するという事例があります。
これらの企業は漏洩と紛失の件數が20万件以上から100万件を超えるほど流出しており、被害が大きく出てしまいました。有名な企業ですが、サーバーやサイトへの不正アクセスにより大きな損失を被っています。
誤送信と誤廃棄によるデータの流出と紛失
誤送信と誤廃棄によってデータが流出してしまった事例もあります。例えば、新生銀行アプラスは会員向けページのログインIDとパスワード情報を委託業者に誤って提供してしまい、IDとパスワードを第三者に流出してしまったトラブルがあります。
また、日本郵政も投資信託に関する「金融商品仲介補助等」の払込取扱票などの控え書類を社內で紛失してしまった事例があるようです。これらも結果的に20万～40万件以上の被害が出たため、セキュリティを強化しておくべきです。
情報漏洩してしまった際の対処法
もし情報漏洩してしまったなら、どのような対策を行えるのか知っておきたいでしょう。
実際に情報漏洩してしまった場合は、まず実態を確認してサービス停止などの応急処理を取るようにしましょう。
その後に二次被害を防止するために被害を受けた當事者に連絡をしてパスワードの変更などを依頼します。
同様の被害が出ないように原因の究明を行い、対策が判明すれば速やかに情報公開をしてください。そして、二次被害を防ぐために個人情報保護委員会などに連絡して再発防止などの報告を行います。この手順で対処するようにしましょう。
個人情報の漏洩対策はしっかり行おう
個人情報の漏洩対策をしっかり行うことで、企業は利益と信頼を守ることができます。
企業が漏洩対策を行い、セキュリティを強化することでトラブルを防ぐことができるため、しっかり確認するようにしてください。
